1.     Evitar problemes. Una de les aportacions del pressupost és que ens obliga a resoldre problemes per anticipat, sobre el paper i per això el més probable és que mai arribin a produir-se. Quan fem l’exercici de calcular que vendrem, i que gastarem, i el resultat és negatiu, ja veiem que allò no pot ser i comencem a donar-li voltes, fins que aconseguim trobar una forma d’evitar els resultats negatius. El que no hem de fer és actuar com un empresari al que  el pressupost li sortia malament i va decidir deixar de fer-lo i guardar el números en un calaix, sense que evidentment això evités que passes el que els números li anunciaven.

2.     Definir objectius i comunicar-los. Una de les coses que més sorprèn a algú que ve de grans empreses és veure que la manca de comunicació no és un problema de multinacionals, si no que es dona, i molt, en petites i mitjanes empreses. Moltes vegades els responsables no expliquen clarament els seus objectius a les persones, i aquestes no saben el que s’espera d’elles, amb la qual cosa decebre és ben fàcil. Una forma molt pràctica de comunicació és l’elaboració d’un pressupost. En ell es reflecteixen clarament els objectius de vendes i el límits a la utilització de recursos a través de la fixació dels pressupostos d’ingressos i despeses. El procés d’elaboració del pressupost permet comentar i compartir línies d’actuació, criteris i consensuar actuacions, de forma que l’execució durant l’any es molt més fluida que si no sabem molt bé a on anem.

3.       Mesurar resultats i valorar la gestió de forma clara. La comparativa entre allò que volem fer (pressupost) i allò que realment fem (realitat comptable) ens permet saber quina desviació hi ha entre el que volíem fer i el que hem fet. Així podem canviar les expressions “més”, “millor”, “malament”, etc... per acurats percentatges o xifres que ens permeten afirmar que venem un 15% més que l’any passat, però un 5% menys que el pressupost i això passa a l’àrea Nord d’Espanya, enfront l’exportació a França que creix un 12% sobre any anterior i està en línia en pressupost. D’aquesta manera, podem actuar de forma directa en funció de la importància de la desviació.

4.       Enfortir la posició negociadora amb els bancs. Quan fem el pressupost d’ingressos i despeses i afegim el pressupost d’inversions podem fàcilment preparar el pressupost de tresoreria de l’any. D’aquesta manera podem saber amb força antelació quines són les nostres necessitats de finançament o les nostres possibilitats de col·locar excedents. Així podem establir una estratègia de negociació amb les entitats bancàries que ens permeti aconseguir el millor finançament. No és el mateix negociar un préstec ICO d’inversió a principis d’any, amb totes les línies per començar, que tenir que fer-ho quan la màquina ja està pràcticament comprada i s’ha de trobar finançament com sigui. O negociar una nova línia comercial després d’haver obert un compte nou amb un petit excedent de tresoreria.

5.       Prendre decisions. Les preguntes com ¿puc comprar tal cosa? ¿puc contractar tal servei? ¿puc contractar una persona per...? són freqüents en la taula d’un gerent de pime. El pressupost pot ajudar-lo a decidir, i en molts casos evitar que tan sols es plantegin. Quin sap que no està complint el pressupost i que les seves desviacions són negatives, difícilment s’acostarà a plantejar aquests temes, si no té una sòlida argumentació, i en aquest cas segurament ens pot interessar escoltar.

6.       Facilitar la fixació de retribucions variables del personal. I també la pròpia negociació de retribucions fixes. En tant que definició d’objectius i en funció de la seva comparabilitat amb la realitat, és un instrument excel·lent per facilitar aquestes tasques. Aquí s’ha de tenir especial cura en determinar l’àmbit de responsabilitat del pressupost i alinear el control real de la despesa/ingrés amb el pressupost assignat, la manca d’aquesta coherència és font de molts conflictes.

7.       Exportar, innovar, créixer. Si, en tant que instrument de quantificació d’objectius. És molt difícil sortir a exportar sense saber que ens podem gastar i en quins conceptes, o crear un departament d’innovació sense que pugui disposar d’un pressupost de despeses i inversions. I si volem créixer necessitem saber quan i com ho farem. Així, totes aquestes decisions impliquen per començar una definició de recursos dedicats i una nova qüestió sobre com els obtindrem, que ens porta a la necessitat d’explicar a entitats bancàries i/o inversors per què volem diners, i llavors el pressupost esdevé imprescindible per aconseguir els fons. I aquí tenim un cas real del programa 360º, on l’empresa a partir de la implementació del control pressupostari, va localitzar fons que li van permetre obrir un departament d’innovació i contractar un enginyer per organitzar-lo, tot en menys d’un any.

I per acabar, una frase  de Michael Edwards  que és molt aplicable al pressupost anual, en tant que pla de gestió per l’any, “La gent amb èxit, al igual que les organitzacions d’èxit, tenen objectius i plans” . Simple, clara i certa.